Migrer de Google Workspace vers OVH : guide pas à pas

De plus en plus d'entreprises quittent Google Workspace pour une messagerie OVHcloud — Email Pro, Exchange ou l'offre Zimbra (MX Plan) — afin d'héberger leurs données en Europe et de maîtriser leurs coûts. La crainte est toujours la même : perdre des années de Gmail, de contacts et d'agendas, ou couper la messagerie en pleine journée. Bonne nouvelle : avec la bonne méthode, la bascule de Google Workspace vers OVHcloud se fait sans perte et sans interruption visible pour vos correspondants.

Ce qui se migre — et pourquoi quitter Google Workspace

Une migration de messagerie couvre bien plus que les seuls e-mails. Il faut penser à l'ensemble des données rattachées aux comptes Google :

• Les e-mails Gmail : boîte de réception, dossiers, éléments envoyés, brouillons et archives. Attention : dans Gmail, les libellés font office de dossiers et un même message peut porter plusieurs libellés.
• Les contacts : le carnet d'adresses personnel de chaque utilisateur (Google Contacts) et les listes partagées.
• Les agendas : rendez-vous, réunions récurrentes et calendriers partagés Google Agenda.
• Les fichiers : documents stockés sur Google Drive (Mon Drive et Drive partagés) que l'on souhaite déplacer vers un espace OVH (hébergement web, Nextcloud, NAS).

Les motivations sont classiques : héberger ses données chez un acteur européen, réduire la facture par utilisateur, et regrouper messagerie, hébergement et noms de domaine chez un seul fournisseur. Passer de Google Workspace à Email Pro ou Zimbra simplifie aussi la gestion du domaine, souvent déjà chez OVH.

Étape 1 — Audit et inventaire avant de toucher au DNS

Aucune migration réussie ne commence par la technique. Elle commence par un inventaire précis :

• Listez toutes les boîtes à migrer (comptes nominatifs, adresses génériques comme contact@, alias, groupes et redirections).
• Mesurez la volumétrie de chaque boîte Gmail : c'est elle qui déterminera la durée du transfert et le risque de limitation de débit.
• Activez l'accès IMAP côté Google (dans la console d'administration, autorisez l'IMAP pour l'organisation ; chaque compte devra utiliser un mot de passe d'application si la validation en deux étapes est active, l'accès « applications moins sécurisées » ayant été supprimé).
• Contrôlez le domaine et le DNS : notez qui gère la zone DNS, les enregistrements MX actuels, le SPF, le DKIM et surtout le TTL. Abaissez le TTL des MX (par exemple à 300 secondes) quelques jours avant la bascule pour que le changement se propage vite.

Étape 2 — Provisionner les boîtes chez OVHcloud

Côté cible, choisissez l'offre OVH adaptée (Email Pro, Exchange ou MX Plan/Zimbra), ajoutez votre domaine dans l'espace client OVHcloud, puis créez les comptes et les alias. À ce stade, ne modifiez pas encore les MX : les nouvelles boîtes sont prêtes mais vides, et le courrier continue d'arriver sur Google Workspace. Vous pouvez ainsi préparer tranquillement le transfert et distribuer les identifiants aux utilisateurs.

Étape 3 — Migrer les e-mails (IMAP ou export Takeout)

Comme Gmail expose l'IMAP (imap.gmail.com, port 993 en SSL), la méthode de référence est une copie IMAP à IMAP vers OVH. Deux voies :

• L'outil de migration e-mail d'OVHcloud (basé sur IMAP, à la manière d'imapsync) : il se connecte à chaque boîte Gmail et recopie les messages dans la boîte OVH correspondante, en tâche de fond, sans toucher au courrier entrant qui reste sur Google.
• L'export Google Takeout : pour de petits volumes ou une archive, Takeout génère un fichier MBOX par boîte, que l'on peut ensuite importer (via Thunderbird connecté à OVH, par exemple).

Retenez que la copie IMAP transfère les e-mails, mais pas les contacts ni les agendas : ceux-ci se traitent à part. Pensez aussi que les libellés Gmail multiples se traduiront en dossiers : certains messages pourront apparaître dupliqués dans plusieurs dossiers.

Le secret d'une bascule sans coupure : on copie tout pendant que l'ancienne messagerie tourne encore, et on ne change le MX qu'une fois la copie terminée.

Étape 4 — Contacts, agendas et fichiers Drive

Les contacts et agendas ne suivent pas l'IMAP. Le plus fiable est d'exporter les contacts au format CSV/vCard depuis Google Contacts et les calendriers au format .ics depuis Google Agenda (ou via Google Takeout), puis de les importer dans votre nouveau webmail OVH ou dans Outlook/Thunderbird. Pour les fichiers, téléchargez le contenu de Google Drive avec l'application Google Drive pour ordinateur ou via Takeout, puis déposez les dossiers sur votre espace OVH (hébergement web, Nextcloud ou NAS). Vérifiez les droits d'accès aux Drive partagés, qui ne se recréent pas automatiquement.

Étape 5 — Basculer le DNS/MX sans coupure

Une fois la copie initiale terminée, modifiez la zone DNS (chez OVH ou votre registrar) pour pointer vers OVHcloud :

• MX vers les serveurs indiqués dans l'espace client OVH (par exemple mx1.mail.ovh.net et mx2.mail.ovh.net).
• CNAME autoconfig / autodiscover vers les valeurs fournies par OVH pour la configuration automatique des clients.
• SPF mis à jour avec include:mx.ovh.com, puis activation du DKIM depuis le manager OVH.

Grâce au TTL abaissé, la propagation est rapide. Pendant quelques heures de coexistence, un courrier peut encore arriver sur Google ; lancez une synchronisation delta (nouvelle passe IMAP) pour rapatrier les messages reçus entre la copie initiale et la bascule.

Étape 6 — Vérification et réglages clients

Contrôlez qu'aucun dossier ne manque, envoyez et recevez un e-mail de test, puis reconfigurez les clients : dans Outlook ou Thunderbird, recréez le compte en IMAP avec les serveurs OVH (ssl0.ovh.net, port 993 en réception, 465/587 à l'envoi selon l'offre) ; sur mobile, supprimez l'ancien compte Google et ajoutez le compte OVH. Vérifiez aussi les signatures, les règles et les redirections.

Pièges fréquents

• Limites de débit : Google plafonne les connexions et le volume IMAP par jour. Lissez les lots pour éviter les erreurs et les blocages temporaires.
• Doublons de libellés : un message portant plusieurs libellés Gmail peut se retrouver dans plusieurs dossiers OVH. Prévenez les utilisateurs.
• Mots de passe d'application : sans validation en deux étapes correctement gérée, l'IMAP échoue. Préparez les mots de passe d'application avant de lancer les lots.
• Agendas récurrents : certaines réunions récurrentes ou invitations peuvent se décaler après import ; vérifiez-les.
• Résiliation Google prématurée : ne fermez l'abonnement Workspace qu'après plusieurs jours de fonctionnement confirmé sur OVH, faute de quoi les données seraient définitivement supprimées.

Combien ça coûte : Yuna7 vs un prestataire

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